Dacă vinzi online, e-Factura nu mai e o problemă de contabilitate — e o problemă de infrastructură. Din 2026 nu mai există perioadă de grație pentru nicio categorie de relație: B2B, B2C sau B2G. Iar pentru un magazin cu zece comenzi pe zi, trimiterea manuală în SPV nu mai e o opțiune rezonabilă.
Ce s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026
Termenul de transmitere în sistemul RO e-Factura a devenit 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, prin OUG 89/2025. Până la finalul lui 2025 erau 5 zile calendaristice.
Pare o relaxare și, pe hârtie, este. În practică e o sursă nouă de greșeli: termenul curge din ziua următoare emiterii și se numără doar în zile lucrătoare, sărind weekendurile și sărbătorile legale. O factură emisă în 23 decembrie poate avea termenul abia în ianuarie. Dacă până acum calculai mental „cinci zile”, de anul ăsta calculul e altul.
Partea care surprinde magazinele: B2C
Din 1 ianuarie 2025, obligația acoperă și facturile emise către persoane fizice neînregistrate în scopuri de TVA. Adică exact fluxul principal al unui magazin online.
Mulți comercianți au presupus că e-Factura privește doar relațiile dintre firme. Nu e așa. Fiecare comandă a unei persoane fizice generează o factură care intră în sistem, cu același termen de 5 zile lucrătoare.
Există și o veste bună: nu ai nevoie de CNP-ul clientului. Numele, prenumele și adresa de livrare sunt suficiente. Nu trebuie să ceri la checkout date pe care clientul nu vrea să le dea și pe care nici nu ai motiv să le stochezi.
„Factură electronică” nu înseamnă PDF
Asta e confuzia cea mai costisitoare pe care o întâlnim. Un PDF trimis pe email nu este factură electronică în sensul legii, oricât de frumos ar arăta.
Formatul cerut este XML UBL 2.1, pe schema CIUS-RO — extensia românească a standardului european EN 16931. Un fișier structurat, citit de sisteme, nu de oameni. PDF-ul rămâne util pentru client, dar e un produs secundar. Documentul care contează pentru ANAF e XML-ul.
Amenzile
Pentru depășirea termenului de transmitere, sancțiunile sunt împărțite pe categorii de contribuabili:
- Contribuabili mari: 5.000 – 10.000 lei
- Contribuabili mijlocii: 2.500 – 5.000 lei
- Contribuabili mici și persoane fizice: 1.000 – 2.500 lei
Pentru un magazin mic, o amendă de 1.000 de lei nu e dramatică luată singură. Problema e că o întârziere sistematică — pentru că nimeni nu urmărește termenul — nu rămâne un incident izolat.
Ce înseamnă concret pentru un magazin online
Până la vreo zece comenzi pe zi, poți ține pasul manual: emiți factura, o descarci, o urci în SPV. Peste pragul ăsta, cineva din firmă petrece ore în fiecare săptămână pe o operațiune care nu aduce niciun leu.
Soluția nu e să pui pe cineva să facă asta. E ca factura să plece singură.
Fluxul care funcționează arată așa: clientul plasează comanda, factura se emite automat prin SmartBill, Oblio sau FGO, documentul ajunge în SPV în aceeași zi, iar clientul primește PDF-ul pe email. Nimeni nu copiază nimic dintr-un ecran în altul.
Un lucru important, pe care platformele nu îl spun apăsat: furnizorul de facturare trimite în SPV, dar responsabilitatea rămâne a ta dacă documentul nu ajunge. De aceea contează monitorizarea, nu doar integrarea. O conexiune care pică tăcut vineri seara devine amendă dacă nimeni nu observă până marți.
Patru greșeli pe care le vedem des
- Facturile storno uitate. Retururile generează facturi de corecție, care intră în aceeași obligație și au același termen.
- Termenul calculat în zile calendaristice. Din obișnuința anilor trecuți. Acum se numără doar zilele lucrătoare, iar diferența lucrează în favoarea ta — dar numai dacă o calculezi corect.
- Integrarea configurată și neverificată. Merge impecabil la lansare, se rupe peste trei luni la o actualizare de plugin, și nimeni nu se uită până la primul control.
- Comenzile din marketplace tratate separat. Vânzările prin eMAG sau alte canale intră în aceeași obligație ca cele din magazinul propriu.
Ce nu îți spune articolul ăsta
Nu sunt contabil, iar textul de față nu înlocuiește o discuție cu al tău. Regulile au categorii, excepții și situații particulare — regimuri speciale de TVA, operațiuni intracomunitare, facturi simplificate — pe care le clarifică cineva care îți cunoaște firma. Verifică termenele și încadrarea cu contabilul înainte să iei decizii pe baza lor.
Ce pot garanta e partea tehnică: că fluxul de la comandă la SPV funcționează, că se verifică singur și că te anunță când ceva nu a plecat.
Dacă vrei să vezi cum conectăm facturarea, curierii și ERP-ul la un magazin, am detaliat în pagina de integrări ERP, curieri și plăți. Iar dacă pornești de la zero, crearea magazinului online include partea asta din start, nu ca extra.